Vedtekter

Vedtekter for Vadsø Mannsangforening

Revidert januar 2009

§ 1. ORGANISASJON

1.1 Vadsø Mannssangforening (VMSF), stiftet i mai 1916 er et partipolitisk nøytralt

mannskor i Vadsø kommune.

• 1.2 Koret er tilsluttet Norges Sangerforum, Musikkens studieforbund og Finnmark Musikkråd.

§ 2. FORMÅL

2.1 Korets overordnede mål er å skape interesse for god korsang og å arbeide for musikalsk utvikling i et sosialt godt miljø slik at koret kan presentere seg som et interessant kulturtilbud i lokalsamfunnet.

Disse mål søkes nådd gjennom:

a. god administrativ ledelse.

• b. planlegging; kortsiktig og langsiktig.
• c. god økonomisk kontroll
• d. skolering av sangere / dirigent(er).
• e. opptredener / konserter.
• f. PR-virksomhet.
• g. rekruttering.
• h. kontakt med kulturetaten.
• i. kontakt med andre kor/musikkorganisasjoner.

§ 3. MEDLEMSKAP

3.1 Opptak av medlemmer.

a. Som medlem kan opptas alle med lyst og interesse for sang.

b. Dersom dirigenten ønsker det, må den som søker medlemskap, avlegge stemmeprøve.

c. Minstealder for opptak er 14 år.

d. Medlemskapet gjelder fra dato for oppstart, men medlemskontingenten betales fra

første påfølgende 1. januar eller 1. juli.

e. Søknaden om medlemsskap avgjøres av dirigenten i samråd med styret. I tilfelle avslag kan søkeren bringe saken inn for første årsmøte til endelig avgjørelse

3.2 Medlemmenes plikter.

Et medlem plikter å:

a. arbeide for å nå korets mål.

• b. følge korets vedtekter.
• c. rette seg etter de vedtak som blir fattet.
• d. møte opp til alle øvelser og opptredener hvis mulig.
• e. melde fravær til korets dirigent eller til annen ansvarsperson.
• f. betale medlemskontingent innen fastsatt frist.
• g. gi skriftlig melding til korets styre dersom en ønsker permisjon eller å melde seg ut.
• h. følge fastsatte retningslinjer - sist vedtatt av årsmøtet jan-09.

3.3 Suspensjon / Eksklusjon

a. Styret kan med minst 2/3 flertall suspendere et medlem.

• b. Før vedtaket fattes, skal medlemmet gis anledning til å uttale seg.
• c. Medlemmet kan anke vedtaket inn for første årsmøte.
• d. Årsmøtet kan med minst 2/3 flertall gjøre endelig vedtak om å ekskludere et medlem.

§ 4. ÅRSMØTET

Årsmøtet er korets øverste myndighet. Ordinært årsmøte holdes hvert år innen utgangen av januar måned.

4.1 Innkalling og beslutningsdyktighet

a. Årsmøtet trer sammen etter skriftlig innkalling fra styret med minst 3 ukers varsel.

b. Saksliste skal følge innkalling.

c. Saker som ønskes behandlet på årsmøtet, skal skriftlig og begrunnet, være styret i hende senest 2 uker før årsmøtet.

d. Senest 1 uke før årsmøtet skal styret sende ut årsmelding, regnskap, forslag til budsjett, valgkomiteens innstilling og andre dokumenter og innstillinger vedrørende saker som er fremmet på vedtaksbestemt måte.

e. Ekstraordinært årsmøte skal innkalles med minst 14 dagers varsel når styret etter alminnelig flertallsvedtak eller minst 1/3 av medlemmene forlanger det. Saksliste og saksdokumenter skal følge innkalling.

f. Såvel ordinært som ekstraordinært årsmøte er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede.

g. På ordinært og ekstraordinært årsmøte deltar med stemmerett:

- alle kormedlemmer.

- styrets medlemmer i alle saker som ikke gjelder regnskap og årsmelding.

Forøvrig har alle tale- og forslagsrett, herunder også revisor.

4.2 Ordinær årsmøtebehandling

Det ordinære årsmøtet skal:

a. velge møteleder.

• b. velge møtesekretær.
• c. behandle innkalling.
• d. behandle saksliste.

e. behandle årsmelding.

f. behandle revidert regnskap.

g. behandle saker i henhold til saksliste.

• i. fastsette kontingent.
• j. vedta budsjett.

4.3 Valg

Det ordinære årsmøtet skal velge:

a. leder (1 år)

b. 4 medlemmer til styret (nestleder, sekretær, kasserer og ett styremedlem) (2 år) c. 3 varamedlemmer (numeriske) til styret (1 år)

d. 2 revisorer (1 år)

e. 2 medlemmer til programutvalg, samt 2 varamedlemmer, kfr. § 7 (1 år)

f. 3 medlemmer og 2 varamedlemmer til ordensutvalg, kfr. § 9 (3 år)

g. 1 medlem og 1 varamedlem til materialforvalter (2 år)

h. 3 medlemmer inkl. materialforvalter som fanevakt (2 år)

i. leder og 2 medlemmer til valgkomite, kfr. § 8 (1 år)

Respektive komiteer/utvalg velger selv sin leder innen én måned etter årsmøtet og meddeler

styret resultatet.

4.4 Valgbarhet

a. Valgbare til tillitsverv er alle kormedlemmer som har oppfylt sine plikter.

b. Alle tillitsverv er basert på prinsippet om villighet.

c. Tillitsvalgte har rett til å nekte gjenvalg for like lang tid som de har tjenestegjort.

•4.5 Avstemmingsmåter

a. Skriftlig avstemming ved suspensjon og eksklusjon.

b. Skriftlig avstemming bare hvis det forlanges i andre saker.

c. Sakene avgjøres med alminnelig flertall dersom ikke annet er bestemt i vedtektene.

d. Ved stemmelikhet teller lederens stemme dobbelt, unntatt ved valg der resultatet avgjøres ved loddtrekning.

4.6 Protokoll

a. Det skal føres protokoll over forhandlingene.

• b. Protokollen skal underskrives av valgt møteleder og valgt møtesekretær.
• c. Utskrift av protokollen skal sendes til korets medlemmer

§ 5. STYRET

a. Koret ledes av et styre på 5 medlemmer med 3 varamedlemmer (numeriske).

b. Styret velges av årsmøtet og skal lede koret i perioden mellom årsmøtene.

c. Lederen velges av årsmøtet for ett år.

• n. De øvrige styremedlemmer velges for 2 år, men slik at 2 styremedlemmer er på valg hvert år.

• e. Styret holder møter så ofte som lederen finner det nødvendig eller når minst 3 av styrets medlemmer krever det.
• f. Styret er beslutningsdyktig når minst 2 av styrets medlemmer og leder eller nestleder er til stede.
• g. Ved stemmelikhet teller leder eller nestleders stemme dobbelt.
• h. Styret fastsetter tid og sted for årsmøtet.
• i. Styret skal sørge for å engasjere og gjøre nødvendige avtaler med dirigent/hjelpedirigent/stemmeøver.
• j. Styret ordner med øvelseslokale og fastsetter dag og tid for øvelser.
• k. Kasserer sørger for å føre regnskap og avslutte regnskapet i god tid før årsmøtet, slik at revisorene får rimelig god tid til å revidere regnskapet.
• l. Sekretæren noterer dato for alle øvelser, samt fører fremmøteprotokoll.

• m. Sekretæren utarbeider årsmelding i samråd med styret.
• n. Styret skal sende årsmelding til distriktsforbundet og samtidig oppgi navnene på alle tillitsvalgte og dirigent.
• o. Det skal føres protokoll over forhandlingene i styret.
• p. Styret skal melde eventuelle adresseendringer til:

• 1. Finnmark Korforbund
• 2. Norges Sangerforum
• 3. Finnmark Musikkråd
• 4. Kulturkontoret i kommunen
• 5. Andre samarbeidspartnere

§ 6. ØKONOMI

a. Korets økonomi er i hovedsak basert på en årlig medlemskontigent fastsatt av årsmøtet og av tildelinger/tilskuddsordninger som tilstås over de offentlige kulturbudsjett.

• b. Styret skal sørge for god regnskapsførsel og en betryggende forvaltning av korets midler og eiendeler, herunder i nært samarbeid med materialforvalter.
• c. Alle tillitsverv i koret er ulønnet.

d. Alle dokumenterte utgifter i forbindelse med tillitsmannsarbeidet dekkes etter forhåndsavtale med styret.

e. Regnskapsåret følger kalenderåret.

f. Avsluttet regnskap skal revideres av 2 årsmøtevalgte revisorer før det legges fram for årsmøtet.

g. Styret skal utarbeide forslag til budsjett for påfølgende regnskapsperiode.

h. Budsjettet skal fastsettes av årsmøtet.

b. Styret har ansvaret for arrangement og turer, samt planlegge og tilrettelegge disse. Styret kan delegere dette til person eller arbeidsgruppe i hvert enkelt tilfelle.

§ 7. PROGRAMUTVALG

a. Programutvalget består av foreningens leder, dirigent samt 2 medlemmer med 2 varamedlemmer.

b. Programutvalget ledes av korets formann.

• c. Programutvalget har det kunstneriske og musikkfaglige ansvaret i koret.
• d. Det skal føres protokoll over møter i programutvalget.
• e. Det skal utarbeides egen årsrapport som leveres styret innen fastsatt tid.

§ 8. VALGKOMITÉ

a. Valgkomiteen består av 3 medlemmer valgt av årsmøtet.

• b. Valgkomiteen har ansvar for i god tid før årsmøtet å fremme forslag for det kommende valg.

§ 9. HEDERSBEVISNINGER - STATUTTER

9.1 Korets hedersbevisninger omfatter:

a. Æresmedlemskap

b. Korets hederstegn

9.2 Æresmedlemskap

Æresmedlemmer kan kun utnevnes blant sangere som har gjort et absolutt godt arbeid for foreningen og ellers for sangens sak. Utnevnelse av æresmedlem foretas av styret, men medlemmene har adgang til å fremme forslag.

9.3 Hederstegn - formål

• a. Ordenen er innstiftet for å påskjønne medlemmer av VMSF for langt medlemskap og/eller betydningsfullt arbeid i sangens tjeneste, spesielt innen foreningen.
• b. Ordenen bestyres av et ordenskapittel og utdeles i samsvar med statuttene på foreningens årsfest eller ved en annen høvelig anledning
• c. Ordenskapitlet velges på årsmøtet, fortrinnsvis blant sangere som er dekorerte med VMSF's orden, og skal bestå av 3 medlemmer og 2 varamedlemmer.

Funksjonstida for medlemmene er 3 år, men slik at det velges 1 nytt medlem hvert år. Varamedlemmene velges for 1 år ad gangen.

Ordenskapitlet velger selv sin leder (stormester) Den sist fungerende leder sammenkaller det nye ordenskapitlet.

Ordenskapitlet fører eget kartotek og protokoll for ordensutdelingen. Dets avgjørelser er endelige.

d. Vadsø Mannsangforenings orden har 3 grader.

1. Ridder, orden med 1 stjerne på merket.

• 2. Kommandør, orden med 2 stjerner på merket.
• 3. Kommandør, orden med 3 stjerner på merket.

Ordenen bæres på venstre side.

e. Ved tildeling av VMFS's orden, skal ordenskapitlet ta hensyn til:

• 1 Lang, aktivt medlemskap i VMSF.
• 2 Fortjenestefullt administrativt arbeid innen koret.

3 Sanglige prestasjoner innen koret.

Personlige ytelser under ulike arrangementer.

Bidrag på annen måte for å styrke foreningen.

4 Annet arbeid som i særlig grad har bidratt til å fremme sangen.

For å oppnå ordenen etter pkt. 1, fordres medlemskap i minimum 10 år til

Ridder, i minimum 20 år til Kommandør og i minimum 25 år til Kommandør med 3 stjerner. Disse minimumskrav kan fravikes når pkt. 2-4 kommer i betraktning ved tildeling av ordenen, dersom avgjørelsen er enstemmig i fulltallig møte.

§ 10. NOTER I UNIFORMER

a. Noter utlånes til sangerne i den tid de er aktive medlemmer av koret. Deretter tilbakeleveres notene.

b. Notemapper anskaffes av koret.

c. Ved opptredener skal det benyttes notemappe dersom medlemmet ikke kan repertoaret utenat.

d. "Uniformer" anskaffes av koret og selges til medlemmene til fastsatt pris.

e. Koret kan kjøpe tilbake brukte uniformer dersom medlemsskapet opphører. Ved fastsettelse av pris må det tas hensyn til uniformens tilstand.

f. Uniformen skal bæres ved alle opptredener dersom ikke annet vedtak er gjort.

g. Korets fane skal bringes med til alle arrangement der koret deltar med mindre styret har gjort annet vedtak

h. For øvrig følges gjeldende retningslinjer - sist vedtatt av årsmøtet 30.01.09

§ 11. VEDTEKTSENDRINGER

a. Disse vedtektene kan bare endres av årsmøtet med minst 2/3 flertall.

• b. Forslag til endringer må fremmes i samsvar med vedtektene.

(Saker som ønskes behandlet av årsmøtet skal, skriftlig og begrunnet, være styret i hende senest 2 uker før årsmøtet.)

§ 12. OPPLØSNING

a. Oppløsning av koret kan bare vedtas av ordinært eller ekstraordinært årsmøte.

b. Forslaget om oppløsning må oppnå minst. 2/3 flertall for å være gyldig.

• c. Disponering av korets midler og eiendeler bestemmes med alminnelig

flertall på samme møtet. Midlene skal benyttes til beste for korsangen innen Vadsø kommune.

Revidert januar 2009